采购新手必须掌握的10个核心步骤

ryohei1314

采购并没有大家想的这么轻松，没有一定采购经验都会做的身心疲惫，新手掌握这几点工作技能，工作才会顺畅。
01 明确采购需求
首先，需求确认是采购工作的起点。需要与需求部门充分沟通，明确采购物品的具体规格、数量、质量要求、使用场景和交付时间。
建议制作《采购需求单》，包含：品名、规格型号、数量、预算、技术参数、验收标准、交付时间等关键信息。
这一步的关键是避免"我以为"的沟通误区，确保双方理解一致。
需求分析阶段要判断：
是否必须采购？
是否有替代方案？
能否通过内部调配解决？
通过需求分析，可以避免不必要的采购，从源头上控制成本。




02 制定采购计划
根据需求制定详细的采购计划，包括：采购预算、采购方式（招标、询价、竞争性谈判等）、时间节点、责任分工。
计划要留出足够的缓冲时间，应对可能出现的意外情况。同时要明确采购的优先级，确保重要物资优先保障。
预算管理是采购计划的核心。要结合历史采购数据、市场行情、供应商报价等因素，制定合理的预算。
预算既要满足需求，又要避免浪费，为后续谈判留出空间。


03 供应商寻源与评估
供应商寻源是采购的关键环节。可以通过以下渠道寻找供应商：行业展会、B2B平台、同行推荐、公开招标等。
寻源时要注重供应商的多样性，避免单一来源风险。
供应商评估要建立科学的评价体系，包括：资质审查（营业执照、资质证书、行业认证）、生产能力、质量管理体系、财务状况、服务水平、历史合作记录等。
建议建立《供应商评估表》，对各项指标进行量化评分。


04 询价与比价
询价阶段要向多家合格供应商发出询价单，要求提供详细的报价方案。
询价单应包含：产品规格、数量、价格条款、付款方式、交货期、售后服务等。
要确保所有供应商在同等条件下报价，保证比价的公平性。
比价分析不仅要比较价格，还要综合考虑：产品质量、交货周期、付款条件、售后服务、供应商信誉等因素。
建议制作《比价分析表》，对各项指标进行加权评分，最终选择综合最优的供应商。


05 采购谈判
谈判准备是成功谈判的基础。要收集市场信息、了解供应商的底线、明确自己的谈判目标（价格、付款方式、交货期等）、制定谈判策略。准备多个备选方案，增加谈判的灵活性。
谈判技巧包括：营造良好的谈判氛围、先谈容易达成共识的条款、运用沉默技巧、适时让步、争取双赢。
记住，谈判不是零和游戏，目标是建立长期合作关系。


06 合同签订
合同审核要重点关注：标的物描述、价格条款、付款方式、交货时间、质量标准、验收标准、违约责任、争议解决方式等。
建议法务部门参与审核，确保合同条款合法合规。
合同管理要建立合同台账，记录合同编号、供应商、金额、履行期限等关键信息。
合同签订后要及时归档，便于后续跟踪和管理。




07 订单下达与跟单
订单下达要确保采购订单与合同条款一致，包括：产品规格、数量、单价、总金额、交货时间、收货地址等。
订单发出后要及时与供应商确认，避免信息传递错误。
跟单管理是确保按时交货的关键。要定期跟踪订单执行情况，了解生产进度、物流信息。
遇到异常情况（如延迟交货、质量问题）要及时沟通解决，必要时启动应急预案。


08 到货验收
到货验收要严格按照合同约定的质量标准进行。
验收内容包括：数量清点、外观检查、规格型号核对、质量检验等。对于重要物资，可以委托第三方机构进行检验。
验收记录要详细记录验收情况，包括：到货时间、数量、质量状况、验收结论等。
验收合格后及时办理入库手续，不合格品按合同约定处理（退货、换货、索赔等）。


09 付款结算
付款申请要核对发票、验收单、合同等单据是否齐全、一致。
按照合同约定的付款条件和审批流程办理付款手续。付款时要关注付款时间，避免提前付款或逾期付款。
发票管理要建立发票台账，记录发票号码、开票日期、金额、供应商等信息。及时认证抵扣进项税，避免发票过期。


10 供应商绩效评估与档案管理
绩效评估要定期对供应商进行评价，包括：产品质量、交货及时率、价格水平、服务水平、配合度等。
评估结果作为后续采购决策的重要依据，对表现优秀的供应商给予更多合作机会，对表现不佳的供应商进行整改或淘汰。
档案管理要建立完整的供应商档案，包括：供应商基本信息、资质文件、合同、订单、验收记录、付款记录、绩效评估记录等。
档案要分类整理、定期更新，便于查询和追溯。